Como organizar papéis e documentos

Imagine a cena: você bateu o carro e precisa saber o que seu seguro cobre, mas não consegue encontrar a apólice no meio de tantos documentos.

Ou esta outra: um cliente que você estava esperando fechar uma proposta aparece para assinar o contrato mas você não faz ideia de onde esteja.

Esses são só dois exemplos, mas poderíamos ter muitos outros pois lidamos com inúmeros tipos de documentos.

 

Em uma casa temos, por exemplo, documentos pessoais, certidões, exames e receitas médicas, cadernos e apostilas de cursos, apólices de seguro da casa, do carro e de saúde, contas e comprovantes de pagamentos, recibos e notas fiscais, processos e pendências jurídicas, extratos e contratos bancários, funcionários domésticos, previdência social, documentos de animal de estimação, jornais e revistas, cartões e encartes, etc.

Em uma empresa, ou para empreendedores, ainda temos os documentos de funcionários, da contabilidade e de clientes.

 

E mesmo com a vida se tornando cada vez mais digital, temos que guardar muitos desses documentos por questões práticas e jurídicas.

Então é muito importante ter seus papéis e documentos organizados. Veja os inúmeros benefícios para sua vida:

  • ganho de tempo no seu dia a dia

  • encontrar rapidamente o que procura

  • saber onde deve guardar o documento e evitar acúmulo de papéis espalhados por aí

  • permitir que os demais membros da família ou equipe possam encontrar o que precisam

  • evitar que te interrompam para pedir documentos

  • evitar a perda de informações importantes

  • evitar multas por atrasos de pagamento

  • em caso de empresa, melhora da sua imagem profissional

  • desfazer o acúmulo desnecessário de papéis por não saber o tempo obrigatório para guardar cada um

 

 

 

Mas o que eu vejo é que muitas pessoas têm dificuldade de organizar sua papelada. Então vou dar algumas dicas:

  • Primeiro reúna todos os papéis espalhados para organizar tudo de uma vez. Nada pior do que já ter organizado uma categoria e depois encontrar mais coisas…

  • Separe em categorias e subcategorias. O nome dessas pastas? Você tem que escolher a que vai fazer mais sentido na hora da busca.

  • Se achar que vai facilitar, compre pastas coloridas e use uma cor para cada categoria

  • O arquivo morto pode ficar em local de menor acesso, pois não será mexido sempre. Deixe o arquivo ou a caixa de documentos de uso constante mais acessível.

  • Alguns documentos têm um tempo determinado para guarda. Converse com seu contador ou advogado. Caso não tenha, pode encontrar na internet um TTD completo (tabela de temporalidade de documentos). Vou especificar os mais comuns:

    • Contrato de trabalho – permanente

    • Escritura de compra e venda – permanente

    • Aluguel, água, luz, telefone, condomínio – 05 anos

    • Tributos – 10 anos

    • Recibo pensão alimentícia – 05 anos

Caso precise de ajuda no momento da organização ou queira contratar uma pessoa para fazer isso para você, saiba que pode contar com a ajuda de uma personal organizer.

Eu posso lhe auxiliar, tanto com consultoria como com a execução total.

 

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